Omega.AI
Vos factures attendent d'être payées

Quel montant attend d'être encaissé ?

Des devis attendent une réponse et des factures ont dépassé leur échéance. Chaque matin, une relance est déjà rédigée pour chaque compte, et vos équipes décident si elle part.

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Un système Omega

L'écran Débiteurs : une ligne par client, avec son état — en retard, en pause, ne plus contacter —, où en est la relance et l'encours dû.

Vous livrez d'abord et vous facturez ensuite

À 7 h, vos relances sont déjà écrites.

Une facture en retard attend que quelqu'un ait le temps de la relancer, et ce temps ne vient jamais. Elle vieillit dans le tableur, si bien que la relance, six mois plus tard, tourne au litige.

Vous savez qui doit quoi

CASHD relit votre facturier chaque matin, avant d'écrire quoi que ce soit.

  • Chaque devis porte ses jours sans réponse
  • Chaque facture porte son retard et son montant
  • Un règlement encaissé la veille sort de la liste

La fermeté monte d'un cran quand le silence dure.

Le premier rappel part à sept jours, quand un retard ne coûte encore rien à personne. La mise en demeure n'arrive qu'au trentième jour, et seulement si le silence continue.

  1. J 0

    Facture émise

    le suivi s'ouvre automatiquement

  2. J+7

    Rappel courtois

    le ton se cale sur l'historique de paiement

  3. J+21

    Relance ferme

    elle récapitule les sommes dues et fixe une échéance

  4. J+30

    Mise en demeure préparée

    elle attend votre signature et ne part jamais seule

Les devis suivent une cadence plus resserrée, J+3 puis J+7 : un devis qui refroidit se perd plus vite qu'une facture, et se rattrape moins bien.

Votre encours reste à jour

Chaque ligne porte le client, le montant dû et les jours de retard, et elle se met à jour à chaque relecture. Vous lisez donc l'encours réel sans avoir eu à le tenir.

Un paiement arrête la séquence

Le facturier est relu avant chaque envoi, donc un règlement encaissé la veille coupe la séquence avant qu'elle reparte. Un client qui a payé n'est jamais relancé.

Votre espace tient en quatre écrans

Vous y voyez qui vous doit de l'argent, où en est chaque relance, ce qui est parti hier et ce qui devrait rentrer. Les captures ci-dessous sont celles de l'espace, montrées telles quelles.

L'écran Débiteurs : une ligne par client, avec son état — en retard, en pause, ne plus contacter —, où en est la relance et l'encours dû.
  • Aucun outil à remplacer
  • Rien ne part sans vous
  • Vos données restent chez vous

Le périmètre

Tout ce que CASHD prend en charge.

Une créance traverse six étapes entre son émission et son encaissement. Voici ce que le système tient à chacune d'elles, y compris quand le client conteste, paie en plusieurs fois ou ne répond plus.

50capacités, réparties en 6 familles

Suivi de l'encours

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  • Le système relit votre facturier chaque matin, avant d'écrire la moindre relance.
  • Chaque devis porte le nombre de jours écoulés depuis son envoi.
  • Chaque facture porte son montant dû, son retard et le compte concerné.
  • Un règlement encaissé la veille sort de la liste du jour.
  • La balance âgée range l'encours par tranche d'ancienneté, compte par compte.
  • Chaque ligne indique l'état de la relance et le palier suivant.
  • Un échéancier négocié remplace l'échéance d'origine, et le suivi épouse ses termes.
  • Les devis sans réponse sont suivis au même titre que les factures échues.

Relance et escalade

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  • Une facture échue suit trois paliers : deux relances, puis la mise en demeure.
  • Un devis sans réponse est relancé au troisième jour, puis sept jours après ce rappel.
  • La fermeté du message suit le palier atteint, du rappel à la mise en demeure.
  • Chaque message reprend le secteur du compte, sa référence, son montant et son retard.
  • Les relances partent par courriel, depuis la boîte de votre entreprise.
  • Au-delà d'un montant que vous fixez, la relance remonte à la direction avant l'envoi.
  • Chaque facture suit sa propre séquence, avec son palier et son échéance.
  • Les envois respectent les jours ouvrés, les jours fériés locaux et vos fenêtres horaires.
  • Les comptes export reçoivent leur relance dans leur langue de facturation.

Litiges et exceptions

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  • Une contestation écrite bascule la facture en litige et la sort du cycle.
  • Le commercial en charge du compte est notifié dès l'ouverture du litige.
  • Une facture contestée sur une seule ligne laisse le reste en relance.
  • La reprise des relances demande une décision, jamais un simple délai écoulé.
  • Le contact de facturation reçoit les relances, le contact commercial reçoit les alertes.
  • Un compte se met en pause ou sort du périmètre à tout moment.
  • La mise en demeure est préparée, puis elle attend une validation explicite.
  • Le dossier de litige réunit les pièces, les envois et les accusés de réception.
  • Le courrier recommandé électronique est préparé quand la créance l'exige.

Encaissement et rapprochement

9
  • Un règlement enregistré interrompt la séquence avant le prochain envoi.
  • Les règlements partiels sont imputés, et le solde dû continue d'être suivi.
  • Le lettrage rapproche chaque encaissement de la facture qu'il solde.
  • Les écritures bancaires sont rapprochées de l'encours, jour après jour.
  • Un virement sans référence est proposé au rapprochement avec les factures probables.
  • Les avoirs et les acomptes sont déduits avant tout calcul du solde dû.
  • Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement sont calculées.
  • Un lien de paiement accompagne la relance et s'éteint dès le règlement.
  • Les factures en devise étrangère sont suivies dans leur devise et en euros.

Risque client

8
  • Un plafond d'encours se fixe par compte, à partir de son historique.
  • Le dépassement du plafond déclenche une alerte avant toute nouvelle commande.
  • Une commande au-delà du plafond est bloquée jusqu'à la décision d'un responsable.
  • Vos règles de communication et vos interdits sont repris dans chaque message.
  • Un compte qui se dégrade est signalé avant que le retard s'installe.
  • Un compte se met en pause, et il n'y revient que sur votre décision.
  • Le dossier destiné à l'assurance-crédit est constitué avec les pièces exigées.
  • Le dossier de recouvrement judiciaire est remis complet à qui vous désignez.

Pilotage

7
  • Le délai moyen de règlement se mesure compte par compte.
  • La prévision d'encaissement est établie à trente et à soixante jours.
  • Chaque relance partie est datée et consignée, avec son objet et son destinataire.
  • Le taux de réponse aux relances se suit palier par palier.
  • Les créances en litige, en pause et en recouvrement sont comptées en continu.
  • Chaque tableau s'exporte vers un tableur, à la demande ou à date fixe.
  • Les seuils et les cadences se modifient, et chaque changement reste daté.

Le périmètre se règle à l'installation : une organisation n'active que ce dont ses services ont besoin. Quel que soit le réglage, aucun message ne part sans la validation d'une personne.

Les cas tordus

Ce qui arrive vraiment quand on relance un client.

Douze situations que vos équipes connaissent, et ce que le système en fait. Aucune ne se règle en envoyant la relance quand même.

À l'échelle d'un groupe

Plusieurs sociétés, plusieurs équipes, un seul encours.

Ce qui change quand le recouvrement n'est plus tenu par une personne mais par un service crédit, sur plusieurs entités et plusieurs marchés.

Une entité, un périmètre

Chaque société, filiale ou site a son encours, ses comptes clients et ses règles de gestion. Une direction financière lit le consolidé, un chargé de recouvrement ne voit que son portefeuille.

Des rôles et des délégations

Suivi, validation des relances, gestion des litiges et administration sont quatre rôles distincts. Une délégation se pose pour une absence et s'éteint à la date prévue.

Des seuils de relance par montant

Le montant et le palier décident de qui valide : le chargé de compte, le responsable crédit, la direction financière. La mise en demeure exige toujours une validation explicite.

Un journal opposable

Chaque relance, chaque suspension et chaque décision de litige s'inscrivent dans un journal qui ne se modifie pas, y compris par nous. Le jour où un client affirme n'avoir rien reçu, la preuve est datée.

Un raccordement au système existant

Le système lit votre facturation et vos encaissements là où ils vivent déjà, tableur compris. Là où un connecteur manque, l'échange passe par dépôt de fichiers ou par interface de programmation.

Des indicateurs par entité

Encours, balance âgée, délai moyen de règlement et prévision d'encaissement se lisent par société et en consolidé, avec un export daté.

D'où vient ce système

Un produit français

L'origine d'un logiciel semble secondaire tant que tout va bien. Le jour où un problème survient, elle décide qui vous répond, en quelle langue, et sous quel droit vous êtes.

Conçu et développé en France

Le système est développé en France, et rien n'est sous-traité ailleurs.

Vos données sont hébergées dans l'Union européenne

Votre entreprise dispose d'un espace chiffré et distinct. Pour rédiger un message, le système n'en extrait que le nécessaire, jamais votre facturier entier.

Les questions posées à chaque installation

Les mêmes questions reviennent à chaque fois. Si la vôtre n'y est pas, écrivez-nous, et la réponse rejoindra la liste.

Fonctionnement

CASHD relit votre facturier avant chaque action. Un règlement enregistré interrompt la séquence sur-le-champ : un client qui a payé ne reçoit pas de relance.

Réglages

Ce qui attend dehors ne rentrera pas seul.

Vous connectez le tableur que vous tenez déjà, puis vos équipes relisent chaque relance avant qu'elle parte : le système ne demande rien d'autre.

Réserver un audit