Une entité, un périmètre
Chaque société, agence ou territoire a son périmètre, ses comptes et ses commerciaux. Une direction commerciale lit le consolidé, un responsable d'agence ne voit que le sien.
Votre base clients
n'est jamais relue.
Un compte qui commandait deux fois par an cesse de commander, et le service s'en aperçoit à la clôture, quand sa ligne a disparu du chiffre. La pièce commandée pour lui dort encore au magasin. OFFLOAD relit votre base clients chaque matin et vous dit à qui écrire.
Édité en France par Omega
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Le problème qu'OFFLOAD règle
Nous parlons ici en notre nom
Votre historique de ventes vit dans un CRM, un ERP ou un tableur, et vos clients écrivent à votre messagerie. OFFLOAD lit les deux, donc vous ne déployez rien.
Gmail
Outlook
Sheets
Excel
CSV
Ce produit est écrit en France. Omega.AI en est l'éditeur et en assure la maintenance. Le contrat précise où vont vos données et ce que nous en faisons.
Édité en France
Omega.AI conçoit et maintient ce produit en France, donc quand vous écrivez, une personne de l'équipe vous répond.
Écrit en français
Les relances sont rédigées en français, dans le vocabulaire de votre secteur, et vos équipes les relisent avant qu'elles partent.
Vos clients restent les vôtres
Vos données sont hébergées dans l'Union européenne et ne sont jamais revendues. La liste des prestataires est annexée au contrat, et si vous arrêtez, tout vous est restitué puis effacé.
Une relance se lit dans votre historique. OFFLOAD y cherche le compte qui n'a plus commandé, l'entretien redevenu dû et l'affaire restée en plan.
À 7 h 30, votre liste de relances est prête. OFFLOAD lit votre CRM et votre historique de facturation pendant la nuit, puis il ne garde que les comptes dont le silence dépasse votre délai.
Vous décidez qui reçoit une relance. Vous fixez le délai de silence et le montant qui mérite un message, puis tout ce qui sort de ces bornes est écarté avant de vous parvenir.
« Vos règles de ton, vos interdits et vos tournures sont écrits avant la première vague. Le système n'en sort pas, et il s'arrête au premier doute. »
La règle qui ne se négocie pas
Sur OFFLOAD comme sur tout le système Omega.AI
Vous dictez les règles en français. Vous n'avez aucune case à cocher : une phrase suffit, et le système l'applique ensuite à chaque relance.
Chaque client reçoit son propre message. Le système y reprend la date, la référence et le montant de sa dernière ligne de facturation, ce qui est l'inverse d'un publipostage envoyé à toute la base.
Une base clients que personne ne relance s'éteint par paliers. La courbe ci-dessous se lit sur n'importe quel historique de ventes.
Ce que devient une base clients que personne ne relance
Exemple de lecture, pas les données d'un client
Le périmètre
Tout ce qu'OFFLOAD prend en charge.
Trois relances, un seul système : le compte qui n'a plus commandé, l'échéance qui redevient due et l'affaire restée en plan. Voici ce qu'il lit, ce qu'il écarte et ce qu'il vous laisse décider.
45capacités, réparties en 6 familles
Lecture de la base clients
8- Le système croise votre historique de facturation et le référentiel clients de votre CRM.
- Chaque compte est classé par la date de son dernier contact, au-delà d'un seuil que vous fixez.
- La fréquence d'achat habituelle d'un compte est mesurée, puis son décrochage détecté.
- Les comptes sont priorisés par valeur attendue, pas par ordre alphabétique.
- Les doublons de fiches sont rapprochés quand deux lignes désignent le même client.
- Les entités d'un même groupe client sont regroupées sous une raison sociale mère.
- Un tableur sans colonne de date est exploité à partir des dates de facture.
- Les contrats et les équipements installés sont suivis jusqu'à leur échéance.
Campagnes et cadence
8- Chaque message reprend la dernière prestation du compte et le temps écoulé depuis.
- Un compte sans réponse reçoit un second message, puis il sort du cycle.
- Les règles de ton et de contenu s'écrivent en français, sans case à cocher.
- Un compte reçoit deux messages en tout, espacés d'au moins trois jours.
- Une réponse, même négative, arrête la séquence et vous rend la conversation.
- Les comptes déjà contactés par un commercial sont écartés de la vague en cours.
- Les messages partent par courriel, depuis la boîte de votre entreprise.
- Les vagues s'enchaînent au rythme convenu, et chaque exécution laisse son bilan.
Échéances et renouvellements
8- Les entretiens, révisions et contrôles périodiques sont suivis jusqu'à leur échéance.
- Chaque échéance est datée à partir de la dernière intervention enregistrée.
- Le client est prévenu la semaine qui précède, pas le jour où l'échéance tombe.
- Une échéance déjà honorée ailleurs sort du cycle dès que la date est connue.
- Les contrats d'entretien qui s'éteignent faute de reconduction sont signalés.
- Les équipements installés sont rattachés au compte qui les exploite.
- Un parc réparti sur plusieurs sites se lit site par site et en consolidé.
- Les échéances réglementaires sont distinguées des échéances commerciales.
Affaires restées en plan
8- Les commandes arrivées qu'aucun client n'est venu reprendre sont listées.
- Les interventions terminées et non retirées sont relancées après le délai que vous fixez.
- Le stock immobilisé par une commande non reprise est chiffré.
- Une pièce commandée pour un compte inactif est rattachée à sa fiche.
- Les affaires closes sans suite sont distinguées de celles qui attendent encore.
- Un compte relancé deux fois sans réponse passe en décision manuelle.
- La relance de retrait ne porte aucune mention de paiement, qui relève de CASHD.
- Le magasin voit en une liste ce qui dort et depuis combien de temps.
Garde-fous commerciaux
7- Un compte suivi en direct par un commercial est exclu du cycle automatique.
- Le commercial en charge reprend la main sur un compte d'un seul geste.
- Aucun prix ni aucun délai n'est avancé dans un message sans que vous l'ayez écrit.
- Une demande d'arrêt vaut retrait immédiat et définitif du cycle.
- Les listes d'exclusion se tiennent par compte, par secteur et par commercial.
- Le système s'arrête de lui-même au premier doute, et vous le signale.
- Chaque message parti reste au journal, daté et consultable.
Pilotage
6- Le chiffre d'affaires remis en jeu se lit vague par vague.
- Les comptes réactivés sont suivis jusqu'à leur première commande.
- Le taux de réponse se compare par segment, par canal et par message.
- Les échéances honorées et les commandes reprises alimentent un tableau de suivi.
- Les résultats se lisent par entité, par site et en consolidé.
- Chaque tableau s'exporte vers un tableur, à la demande ou à date fixe.
Le système lit votre CRM, votre historique de facturation et vos fiches d'intervention, et rien d'autre. Il n'écrit dans aucun de ces outils, ne crée aucun rendez-vous et n'engage aucun prix à votre place.
Les cas tordus
Ce qui arrive vraiment quand on réactive une base clients.
Douze situations que vos commerciaux connaissent, et ce que le système en fait. Aucune ne se règle en envoyant le message quand même.
À l'échelle d'un groupe
Plusieurs entités, plusieurs commerciaux, une seule règle du jeu.
Ce qui change quand la réactivation ne dépend plus d'une personne mais d'une direction commerciale, sur plusieurs sociétés et plusieurs territoires.
Des comptes attribués
Chaque compte porte son commercial. Les comptes stratégiques restent suivis en direct et sortent du cycle automatique, sans exception à demander.
Des règles de sollicitation
Le plafond par compte, la durée de quarantaine et les secteurs exclus sont des réglages, pas des habitudes. Chaque changement reste daté et attribué.
Un journal opposable
Chaque message parti, chaque compte écarté et chaque retrait s'inscrivent dans un journal qui ne se modifie pas. Vous savez ce qui a été dit, à qui, et quand.
Un raccordement au système existant
Le système lit votre CRM ou votre ERP, et y réécrit l'état de chaque compte. Là où un connecteur manque, l'échange passe par export et dépôt de fichiers.
Des indicateurs par entité
Comptes réactivés, chiffre remis en jeu, échéances honorées et commandes reprises se lisent par entité et en consolidé, avec un export daté.
Personne ne laisse partir un client par négligence. Ces cinq secteurs perdent le même chiffre pour cinq raisons différentes. Ouvrez celui qui vous concerne.
Concession & après-vente
Ce qui vous échappe
La révision d'un client tombe pendant un mois chargé, personne ne l'appelle, et il finit par la faire dans un centre auto en passant.
Ce qu'OFFLOAD va chercher
OFFLOAD suit les entretiens qui arrivent à échéance, puis il repère les comptes silencieux et les commandes que personne n'a reprises.
Ce qui reste chez vous
Votre planning d'atelier et votre stock de pièces restent dans votre DMS, parce qu'OFFLOAD ne s'y substitue pas : il le lit, puis il écrit ailleurs.
Les questions posées à chaque rendez-vous. Il en manque une ? Écrivez-nous
OFFLOAD lit votre base clients tous les matins, et il en sort trois listes : les comptes qui n'ont plus commandé depuis le délai que vous fixez, les entretiens qui redeviennent dus, et les affaires restées en plan comme une pièce arrivée que personne n'est venu chercher. Pour chacun, il rédige un message ancré sur son dernier passage, et ce message part de votre adresse. Vous ne changez pas d'outil, puisque tout vous arrive dans votre messagerie.
C'est précisément ce que le plafond empêche : un message par compte et par trimestre, un seul canal à la fois, jamais les deux. Dès qu'une réponse arrive, même négative, la séquence s'arrête et la conversation revient à votre commercial. Un compte qui ne répond jamais sort du cycle au lieu d'y tourner en boucle, parce qu'une base clients s'épuise vite.
Cela dépend moins de la volumétrie que de ce que vaut un compte réactivé : deux cents comptes dans le bâtiment ne pèsent pas comme deux mille en commerce de détail. Nous faisons ce calcul avec vos chiffres pendant le diagnostic, avant tout engagement, et si la relance à la main reste plus simple chez vous, nous vous le disons.
Un export CSV de votre CRM ou de votre ERP suffit pour commencer, et un tableur fait aussi l'affaire. Ce qu'il faut sur chaque ligne, c'est un identifiant de compte, une date et un montant, parce que le reste se déduit. Ce qui dort sur papier n'entre pas de lui-même, donc nous arbitrons ensemble ce qui vaut la peine d'être saisi.
Non, et c'est la première question qui nous est posée. Vous posez les règles en français, comme le ton, les sujets interdits, les remises ou la longueur, et elles s'appliquent à chaque message : jamais un prix ni un délai inventé, jamais de tutoiement. Vos équipes relisent la première vague nom par nom, puis vous décidez ce qui part seul et ce qui attend votre accord.
Le système s'arrête de lui-même. Un compte ne reçoit jamais deux relances, un nom que vous avez retiré ne revient dans aucune vague, chaque envoi est horodaté dans un journal, et au premier doute la coupure est automatique. Nous préférons un mardi sans vague à un mardi où le même client reçoit deux messages.
Reprendre contact avec vos anciens clients
OFFLOAD relit votre base chaque matin, repère les comptes restés silencieux et rédige pour chacun un message ancré sur son dernier passage. Vous validez ce qui part, et vos équipes gardent la main sur chaque échange.